Kegiatan
pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan,
fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan
dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi
pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh
karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana
manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara
tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah
bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.
Dalam
penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun
pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan,
terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan
faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah
manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.
Definisi Pembelian
Pembelian
(purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang
atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya.
Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing
Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement
Department (Bagian Pengadaan).
Proses
pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan
dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan
oleh bagian pembelian.
Peran Pembelian Dalam Perusahaan
Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:
A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis
Dalam
perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation
function (Pencipta ide atau gagasan), finance function (Pengumpul,
perencana dan pengawas keuangan), personnel function (Pengelola sumber
daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa), conversion
function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function (Penjualan
barang/jasa yang dihasilkan).
Tanpa
adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat
beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian
tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi
bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran
perusahaan itu sendiri.
B. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi
Tujuan
dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan
memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang
maksimal. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat
dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materials,
Money and Management.
Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku
yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa
adanya managemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka
akan berdampak serius bagi suatu perusahaan. Barang-barang tersebut
harus tersedia dengan mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu yang
dibutuhkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang
sesuai/layak.
C. Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing
Hasil
prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis sumber,
yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli
oleh bagian pembelian adalah bahan baku
atau bahan setengah jadi. Dari proses pembelian yang dilakukan oleh
bagian pembelian inilah yang nantinya akan mempengaruhi hasil produksi
suatu perusahaan atau dengan kata lain bagian pembelian adalah bagian
yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan bagian produksi
bertanggung jawab atas Inside Manufacturing.
D. Sebagai Profit Centre Perusahaan
Bagian
pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat
meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian
dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang
selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit
pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini
dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.
E. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan
Fungsi
pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan
fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat
mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.
Prinsip Dalam Pembelian
Prinsip
merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu.
Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip
Pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang
perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi pembelian atau pengadaan dalam
suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan
untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu
prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa
sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan
perusahaan.
Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:
Ø The Right Price
Salah
satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right
price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang
layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
Ø The Right Quantity
Jumlah
yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar
diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.
Ø The Right Time
The
right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali
diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan
karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang
tersebut.
Ø The Right Place
The
right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan
atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
Ø The Right Quality
The
right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan
perusahaan.
Ø The Right Source
The
right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber
yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang
lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the
right place, and the right quanlity.
Pada
perkembangan purchasing managemen, prinsip-prinsip pembelian tidaklah
jauh berbeda, ini membuktikan bahwa hal-hal diatas merupakan sebuah
prinsip.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar